Обязанности руководителя предприятия по организации бухгалтерского учета

Журнал: УПРАВЛЕНИЕ ПРЕДПРИЯТИЕМ  № 12 за 2014 год

Борис Фроянченко, директор аудиторской организации ООО «FINEKS»

Руководитель предприятия, ставший таковым после бухгалтерской или финансовой карьеры – это большая редкость. Как правило, руководителями становятся специалисты в определенной области, проявившие организаторские способности, но не имеющие необходимой подготовки в сфере бухгалтерского учета и финансов. К сожалению, не все руководители сознают важность и значимость бухгалтерского учета. Но и в этом случае руководитель должен знать об обязанностях, возлагаемых на него законодательством, и об ответственности за ненадлежащее их выполнение.
Целью бухгалтерского учета, согласно статьи 2 Закона РУз «О бухгалтерском учете» (далее Закон), является обеспечение пользователей полной,  достоверной и своевременной финансовой и другой бухгалтерской информацией. Достигается поставленная цель соответствующей организацией бухгалтерского учета. Статьей 7 Закона на руководителя предприятия возлагается обязанность по организации бухгалтерского учета. Практика показывает, что из всех функций руководителя, организация бухгалтерского учета является одной из основных. И если эта задача не решена должным образом, то все усилия по организации бизнеса не приведут к достижению поставленных коммерческих целей.
Как руководителю предприятия выбрать оптимальную схему организации бухгалтерского учета?
Статьей 7 Закона предусмотрены следующие варианты:
1. Создать службу бухгалтерского учета под руководством главного бухгалтера или пользоваться услугами бухгалтера, привлеченного на договорных условиях.
2. Делегировать на договорных условиях ведение бухгалтерского учета специализированной бухгалтерской фирме или вышестоящей структуре.
3. Самостоятельно вести бухгалтерский учет.

Выбор варианта организации бухгалтерского учета зависит от многих факторов
 По мнению автора, наиболее значимыми факторами являются:
-  масштаб предприятия;
- оперативность в решении учетных задач;
- затраты предприятия на бухгалтерский учет;
- уверенность в результатах работы бухгалтерии (исключение ошибок и финансовых санкций);
- уровень ответственности.
Рассмотрим влияние каждого фактора.
Масштаб предприятия.
Этим фактором определяется объем документации, а, соответственно, и трудоемкость бухгалтерского учета. Масштаб предприятия является первостепенным  фактором, разделяющим предприятия на группы, исходя из возможных вариантов организации бухгалтерского учета. Так, например, для крупного предприятия единственным практически правильным вариантом является организация службы бухгалтерского учета под руководством главного бухгалтера. На среднем по масштабу предприятии вариант организации будет отличаться от предыдущего количеством работников бухгалтерской подразделения. То есть, в этом случае уже не служба, а отдел, численность бухгалтеров которого будет зависеть от объема бухгалтерской работы.
Для малых предприятий и микрофирм возможен практически любой из указанных выше вариантов. В этой связи, руководителю следует сопоставить все плюсы и минусы каждого из вариантов, выбрать для себя приоритеты по перечисленным выше факторам и, исходя из этого, сделать окончательный выбор. Рассмотрим последующие за масштабом предприятия факторы.

Оперативность в решении учетных задач.
Первый  вариант имеет явные преимущества, так как главный бухгалтер и работники бухгалтерии, как говорят, всегда рядом и готовы выполнить любое поручение руководителя.
Второй вариант целесообразно рассматривать в тех случаях, когда не требуется высокая оперативность. Как говорят: ждет до завтра.
Оперативность третьего варианта зависит от загруженности руководителя. Но если не в ущерб организации бизнеса временные и профессиональные возможности позволяют руководителю вести бухгалтерский учет, то этот вариант является самым надежным.

Затраты предприятия на бухгалтерский учет.
    Зависят от объема бухгалтерской работы и степени ее сложности (производство, торговля, услуги, а также одновременное осуществление комбинаций этих видов).
При полной загруженности бухгалтера в течение месяца, первый вариант менее затратный по сравнению со вторым. При ежедневной загруженности менее четырех часов, предпочтительнее брать совместителя, заключать с бухгалтером договор гражданско-правового характера или договор со специализированной бухгалтерской фирмой.
Третий вариант является самым менее затратным, если, как указано выше, он может быть реализован по временным и профессиональным возможностям.
    Следует отметить, что при рассмотрении влияния этого фактора необходимо учитывать финансовые возможности предприятия. Практика показывает, что многие руководители, сознающие важность обеспечения профессионального уровня главного бухгалтера, не могут обеспечить адекватный уровень заработной платы. В этом случае необходим компромисс по стоимости услуг со специализированной бухгалтерской фирмой.  

Уверенность в результатах работы бухгалтерии (исключение ошибок и финансовых санкций).
Достижение этой цели  полностью зависит от профессионального уровня главного бухгалтера и подчиненных ему работников, а в случае привлечения специализированной бухгалтерской фирмы – от профессионального уровня задействованных специалистов. Безусловно, что профессиональный уровень специалистов, как правило, связан с уровнем их заработной платы. В этой связи, если возможности предприятия по затратам на учет не ограничены, то из возможных вариантов (1 и 2)  предпочтителен тот, где задействованы более компетентные специалисты. Очевидна прописная истина: не хочешь иметь проблем,  - плати. К сожалению, на практике не редкое явление, когда уровень заработной платы достаточно высокий, а уровень ведения бухгалтерии не выдерживает никакой критики. С чем это связано? Дело в том, что на работу бухгалтера принимает руководитель предприятия. А поскольку, обычно, руководитель не имеет достаточных знаний в области бухгалтерского учета, то он, как правило, полагается на рекомендации своих знакомых или коллег. Это достаточно рискованный вариант. К сожалению, у нас еще недостаточно профессиональных специализированных центров по подбору бухгалтерских кадров особенно в регионах. Необходимость в таких центрах постоянно возрастает и надеюсь, что в ближайшие годы эта проблема будет решена. Пока же, хороший бухгалтер все ещё в дефиците и ему не зачем регистрироваться в каком-либо кадровом центре.
Что можно посоветовать сегодня по этому вопросу? Круг претендентов должен определяться на основе данных об образовании, о наличие различных сертификатов, в том числе имеющих международный статус (САР, CIPA); о прохождении различных профессиональных курсов. Очень существенным является профессиональная карьера (где и кем работал), а также стаж работы. Перед окончательным выбором целесообразно выслушать мнение маститого профессионала, в качестве которого можно пригласить опытного и известного в профессиональных кругах аудитора.

Уровень ответственности.
Этот фактор не является определяющим. Но при прочих равноценных вариантах его следует учитывать. Руководитель должен всегда помнить, что со своего штатного работника, в случае возникновения проблем по бухгалтерскому учету и налогообложению, можно спросить (взыскать) только в рамках трудового законодательства или вести судебные разбирательства. В случае привлечения специализированной бухгалтерской фирмы, вопрос о необходимой материальной ответственности может быть отражен в заключенном  договоре на бухгалтерские услуги. В заключение, следует особо отметить: для правильного решения вопросов по организации бухгалтерского учета, руководитель должен сознавать, что профессиональный и надежный бухгалтерский учет является основой любого удачного бизнеса.

Что должен обеспечить руководитель предприятия для правильной организации бухгалтерского учета?
    Согласно части третьей статьи 7 Закона руководитель обязан обеспечивать:
- разработку системы внутреннего учета и отчетности;
- порядок контроля хозяйственных операций;
- полный и достоверный бухгалтерский учет;
- сохранность учетных документов;
- подготовку финансовых отчетов для внешних пользователей;
-подготовку  налоговых отчетов и других финансовых документов;
- своевременность расчетов.

       Рассмотрим подробно каждое из названных направлений.
Разработка системы внутреннего учета и отчетности.
Система внутреннего учета и отчетности должна базироваться на двух внутренних документах предприятия:
- положении о документообороте;
- учетной политике.

Основой для разработки Положения о документообороте на предприятии является нормативный документ (1).  Указанное положение – это документ, определяющий  перечень (номенклатуру) и формы применяемых документов, требования к их оформлению, а также перечень лиц, имеющих право подписи соответствующих документов.
    Особое внимание руководителю следует обратить на разработку Графика документооборота, которым устанавливается порядок создания документов, передачи их для отражения в учете, а затем в архив для хранения. Наличие указанного Графика способствует улучшению всей учетной работы на предприятии, а главное, - усилению контрольных функций бухгалтерского учета.  График документооборота должен быть утвержден приказом руководителя предприятия.
.    Учетная политика должна быть разработана на основе НСБУ-1 (2). Какие варианты следует рассмотреть руководителю для создания указанного документа? Возможны три варианта:
- разрабатывается главным бухгалтером;
- аудиторской или консалтинговой организаций;
- разрабатывается главным бухгалтером под руководством специалистов аудиторской или консалтинговой организации.
Выбор варианта зависит от профессионального уровня главного бухгалтера и, если его достаточно, то такой вариант является предпочтительным. В противном случае, руководителю следует рассмотреть два последующих варианта с учетом необходимых дополнительных затрат.

Порядок контроля хозяйственных операций.
    Согласно статьи 9 Закона основанием для бухгалтерского учета хозяйственных операций являются первичные документы, фиксирующие факты совершения операций и распоряжение на их проведение.
Первичные учетные документы составляются на момент совершения хозяйственных операций или после их проведения. В этой связи, наиболее важным является своевременность и правильность создания первичных документов. Обеспечить указанные требования должна система внутреннего контроля, действующая на предприятии. Основой системы внутреннего контроля является График документооборота, в котором определены все применяемые формы, должностные лица, ответственные за своевременное и качественное создание документов; установлены сроки передачи документов для отражения их в учете. Важным моментом создания  системы внутреннего контроля является закрепление должностных лиц, ответственных за своевременность и качество документов по сферам деятельности таким образом, чтобы разработчик (исполнитель) обязательно контролировался вышестоящим по должности руководителем.
Полный и достоверный бухгалтерский учет.
Что должен предпринять руководитель для обеспечения указанных целей?
Практика показывает, что для этого необходимы:
- адекватный масштабу и виду деятельности предприятия профессиональный уровень главного бухгалтера и работников бухгалтерии;
- организация внутреннего аудита, причем указанный контроль должен обеспечиваться или сертифицированными специалистами, или, в их отсутствие, - руководителями служб и подразделений предприятия;
- привлечение внешнего аудита.
Руководителю следует акцентировать особое внимание на системе мониторинга действующего законодательства и поддержания необходимого профессионального уровня работников финансовых подразделений путем регулярного повышения их квалификации на различных специализированных курсах.
Сохранность учетных документов.
Все учетные документы хронологически можно классифицировать на:
-текущие  (оформленные и находящиеся в работе у исполнителей);
    -относящиеся к последнему отчетному периоду и хранящиеся в подразделениях предприятия; обычно в шкафах или сейфах;
    -относящиеся к прошлым отчетным периодам и хранящиеся в пределах сроков исковой давности по гражданскому и налоговому законодательству на предприятии, а после истечения указанных сроков в соответствующих архивах (собственных или специализированных).
    На предприятии должна быть система, обеспечивающая сохранность учетных документов на всех этапах от их создания до передачи в архив. Для этого необходимо:
    - в контрактах с каждым работником предусмотреть ответственность за сохранность закрепленной за ним документации;
    - передачу документации от одного работника другому сопровождать оформлением соответствующего акта или подписями в учетном журнале;
     - особо оговаривать в контрактах с руководителями подразделений об их ответственности за сохранность всей документации, до передачи её в архив;
    - обеспечить систему хранения ключей, ограничения доступа работников, сигнализацию и охрану в ночное время.
Руководитель также обязан знать и обеспечивать сроки, предусмотренные законодательством, по хранению соответствующей документации. Так, например, по финансовой и налоговой отчетности – срок хранения должен быть не менее срока исковой давности согласно статьи 38 Налогового Кодекса РУз; документы по личному составу (о трудовом стаже, заработной плате и т.д.) должны хранится в соответствии с нормативным документом (3). При передаче документация на хранение в специализированные архивы,  руководитель должен обеспечить наличие соответствующих договоров и справок о передаче в архив.

Подготовка финансовых отчетов для внешних пользователей.
Формы финансовых отчетов определяются приказом Министерства финансов (4), а сроки сдачи квартальной и годовой финансовой отчетности – «Положением о сроках представления квартальной и годовой финансовой отчетности» (5).
В связи с переходом на сдачу финансовой отчетности в налоговые органы в  электронном виде многие руководители посчитали, что отпала необходимость в оформлении отчетности на бумажном носителе с подписями руководителя и главного бухгалтера и заверенные печатью предприятия. В этой связи уместно напомнить руководителям, что согласно пункту 13 «Правил по заполнению форм финансовой отчетности» (Приложение 7 к Приказу) все формы должны быть подписаны руководителем и главным бухгалтером и заверены печатью предприятия.
Особое внимание руководителям следует обращать на наличие Пояснительной записки. К сожалению, отдельные сертифицированные специалисты (аудиторы и налоговые консультанты) публично высказывали свое мнение о необязательном наличии Пояснительной записки к финансовой отчетности малых предприятий. Уполномоченные представители Министерства финансов на проводимых семинарах и конференциях уже неоднократно подтверждали необходимость Пояснительной записки для всех, без исключения, предприятий.
Большинство руководителей, подписывая финансовую отчетность, полностью полагаются на главного бухгалтера. Безусловно, что руководитель не в состоянии проверить правильность каждой цифры финансового отчета, но быть уверенным в конечных результатах он обязан. Как это можно обеспечить? Надежным инструментом в решении поставленной задачи является Бизнес-план предприятия (разумеется, что не формальный, для галочки, а подготовленный и серьезно проработанный всеми службами предприятия). Все «ключевые» цифры финансовой отчетности должны быть сопоставлены руководителем с утвержденным Бизнес-планом. В случае совпадения или несущественных расхождений финансовую отчетность можно смело подписывать. При выявлении существенных расхождений должны быть выяснены причины и адекватность их влияния на полученные финансовые результаты. При этом руководителю следует требовать от главного бухгалтера серьезной аргументации по всем возникшим вопросам.


    Подготовка  налоговых отчетов, других финансовых документов и обеспечение своевременности их сдачи в уполномоченные государственные органы.
Формы налоговых отчетов утверждены совместным постановлением Министерства финансов и Налогового комитета РУз. (6), а сроки сдачи квартальной и годовой налоговой отчетности определены Налоговым Кодексом РУз.
Что следует предпринимать руководителю для безусловного исполнения поставленной задачи? Прежде всего, это личный контроль всех установленных законодательством сроков сдачи необходимых документов в контролирующие органы. Причем, желательно чтобы главный бухгалтер регулярно докладывал руководителю о поэтапном выполнении работы. С указанной целью всю работу следует оформить в виде графика, в котором по первому этапу главный бухгалтер должен доложить руководителю о полном представлении в бухгалтерию необходимых документов (накладных, счет-фактур, материальных отчетов и т.д.).
Наличие ошибок не исключено даже при очень высоком профессиональном уровне бухгалтеров (так называемый человеческий фактор). Кроме того, вследствие несовершенной на данном этапе системы сдачи отчетов в электронном виде, возможны сбои в приеме и т.п. В этой связи, сроки выполнения всех задач бухгалтерией должны устанавливаться такими, чтобы был необходимый запас времени для повторной сдачи отчетов.

Нормативные документы:
1. Положение «О документах и документообороте в бухгалтерском учете» (рег. Минюста № 1297 от 14.01.2004 года).  
2. Национальный стандарт бухгалтерского учета № 1 «Учетная политика и финансовая отчетность» (рег.минюста № 474 от 14.08.18998г.).
3. Положение о Национальном архивном фонде РУз. Приложение № 1 к ПКМ 482 от 30.10.1999г.
4. Приказ Министерства финансов,  регистрация Министерства юстиции № 1209 от 24.01.2003 года
5. Положение о сроках представления квартальной и годовой финансовой отчетности;   регистрация Министерства юстиции № 942 от 03.07.2000 года.
6. Формы налоговых отчетов. Утверждены совместным постановлением Министерства финансов и Налогового комитета РУз.; регистрация Министерства юстиции  № 2439 от 22.03.2013 года